你可以使用一本黄色的活页簿，来安排每天的事情。每一天用一页，在每页的中间画一条线，左边写上要打电话给哪些人，右边记下该人的事情。也可以在口袋里放一些卡片，用来记下在公司与部属交谈的一些重点，以及要转记到活页簿上的资料。
每个人用来安排时间的方法不同，有的很简单，有的很精密。有的人顺手在一张纸上写上一个星期内该做的事，依此逐条逐项完成，有的人有厚厚的一大本行事历，分类细密繁多。但对这个人有效的方法，可能对另一个人并不见得合适，但是一个成功的人不能没有一套安排自己时间的行事方法。
即使有了最好的方法，如果不注意一些自己和别人的毛病，即使安排井然有序，也很可能被弄得章法大乱、面目全非。以下是5则诀窍。
1．先做容易的事
假如你今天有11件该做的事情，其中有8件你可以算准处理它们所需要的时间，有两样是可以大致估计，而有一样可能会牵涉范围较深较广，你会先做那一样呢？
很多人会先做最后一样，然后到了最后，一项事情也没有完成。你应先努力去做可以如期完工的8件事情。做完这些事后，会带给你愉悦的成就感和昂扬的斗志，来面对较艰难的工作。容易做的事可以当做一种享受来完成它们，而不该轻视它们，或觉得做完了也没什么了不起。
2．不要逞英雄，也不要做牺牲品
很多人喜欢在时间上逞英雄，他们总是想在短时间内做很多事。也许他们觉得在一个钟头内，挤进两个钟头才能做得完的事，虽然早知无法做完，但也是很英勇的吧！其实这与英雄气概无关，而且这种人总是进度落后，并且拖累别人。
是否有过这样的经验？有人跟你约下午下班后6点钟见面，但在和他会面之前，还得打几个电话和满城奔波去办几件难事，结果不出所料，他到7点才姗姗来迟。你要避免成为他的牺牲品，你可以先问：“6点钟？你还得做那么多事，6点怎么来得及？你还是先把事情做好，我们7点钟见面。”
当然，你不能天真地希望，你的时间永远不受别人影响或干扰，其中一例就是——有人会取消约会，但是有些人似乎有种常常取消约会的习惯，你就不应该任其牵制。
怎么合理安排自己的时间
3．安排打电话的顺序
找一天做以下这个实验：不论对方是谁，都限制打电话的时间不要超过5分钟。你一定会发现，你忽然对自己打电话的方式特别留意，而且也会注意对方打电话时的习惯。
有的人喜欢简短扼要，有的人则长篇大论，因此你应用心思考打电话的顺序，如果在半个钟头内要打7个电话，有6个是平均每两分钟就可以交代清楚，而有一个可能会唠唠叨叨，最好先打那干脆利落的6个电话，把这拖泥带水的留到最后。这样，当你被耗在这个“长途”电话上时，至少不会感到焦躁，担心自己没有时间去打另外6个电话。
4．列单子
你可以罗列一下一天当中该做的事情。每次当你在纸上划掉一项已经做完的事时，会有说不出的快感。
如果你想成为一个做事有规律而又系统的人，并不是看你可以列出多少该做的事，而是看你在一天结束之时，划掉了多少完成了的事。理想中的单子是当一天终了，今天该做的事已经都被划掉。今日事今日毕，单子上该做的事都已解决。
